COMMENT FAIRE FACE A UN CONTROLE URSSAF: LES SIX COMMANDEMENTS
Faire face à un contrôle Urssaf constitue une épreuve personnelle pour le dirigeant, mais aussi une épreuve technique, administrative, et comptable.
Le contrôle porte sur les trois dernières années. Les inspecteurs du recouvrement de l’URSSAF disposent d’un droit d’entrée et de visite. Ils ont accès à tous les documents relatifs aux salariés : bulletins de salaire, livre de paie, déclarations Urssaf, contrats de travail, etc. et peuvent interroger les salariés, même en dehors de la présence de l’employeur.
Les contrôleurs de l’Urssaf sont tenus d’avertir officiellement l’entreprise du contrôle qu’ils vont engager. Ils doivent donc vous adresser une lettre recommandée, avec accusé de réception, pour vous prévenir de la date fixée.
La date de la première visite figure sur l’avis de contrôle. Elle ne peut être antérieure au délai prévu par La Poste pour la remise de la lettre recommandée, c’est-à-dire quinze jours.
Si vous retirez le courrier dans les délais, l’agent effectuera sa visite à la date prévue.
Si vous n’êtes pas disponible ce jour-là, nous vous conseillons d’appeler l’inspecteur, qui acceptera en principe de décider d’une autre date.
Attention, si vous ne retirez pas l’avis, l’Urssaf peut procéder à la visite, sans avoir à vous adresser un second recommandé.
Le contrôle sur pièces
L’Urssaf est autorisée à procéder, à l’intérieur même de ses locaux, à un contrôle sur pièces mais seulement pour les PME occupant au plus 9 salariés.
Pour faciliter le travail de l’Urssaf, une procédure de contrôle sur pièces a été mise en place, c’est-à-dire un contrôle se déroulant dans les locaux de l’Urssaf et non dans ceux de votre entreprise.
Cette procédure est toutefois réservée au contrôle des plus petites entreprises, celles occupant 9 salariés au plus.
Le contrôle sur pièces est une procédure de contrôle Urssaf à part entière. Elle ouvre donc droit aux mêmes garanties que celles qui ont cours en matière de contrôle sur place.
Si vous êtes concerné par cette procédure, l’Urssaf peut vous demander de lui communiquer certains documents sociaux, fiscaux ou comptables, en plus de ceux dont elle peut déjà avoir eu connaissance par elle-même.
Important : si vous omettez de transmettre les éléments demandés par l’Urssaf ou si l’examen des pièces impose d’autres investigations, cette procédure particulière de contrôle sur pièces prendra fin par la production d’un document vous informant de la mise en œuvre d’une procédure de contrôle sur place, forcément beaucoup plus lourde
Le contrôle surprise, ou inopiné
Attention : Il est à noter que la formalité de notification n’est pas requise lorsque la recherche porte sur le travail clandestin. Le contrôle inopiné est possible en cas de travail clandestin. Lorsque le contrôle a lieu dans le cadre de l’article L. 324-12 du Code du travail, qui réprime le travail clandestin, les agents ne sont pas soumis à l’obligation d’adresser un avis de contrôle. C’est compréhensible dans la mesure où l’intérêt de ce type de contrôle réside dans son caractère impromptu, Le contrôle peut avoir lieu à n’importe quelle heure en fonction des horaires de l’entreprise.
LES SIX COMMANDEMENTS POUR FAIRE FACE A UN CONTRÔLE URSSAF IL FAUT DONC :
- Il faut que le dirigeant rencontre les inspecteurs dès que possible
Même un simple salarié non cadre seule présente, les opérations peuvent se dérouler. Néanmoins, le dirigeant peut et il lui est recommandé de se rendre sur place, de rester présent lors des opérations de contrôle, ou donner des instructions, ou encore déléguer une personne tierce afin de renseigner les inspecteurs
Les agents de l’URSSAF sont ainsi rassurés et en général, attendent l’arrivée d’une personne compétente.
- Il faut demander aux agents le justificatif de la visite inopinée, et vérifier l’identité des agents.
Cela permet de montrer que vous connaissez vos droits. Et ce petit rapport de force préliminaire permet de pacifier et de rationaliser les relations
- Il faut remettre les pièces comptables et sociales demandées
A défaut vous vous exposez à être poursuivi pour opposition à fonction ou pire d’opposition à contrôle, ce qui peut occasionner une lourde amende, voire une peine d’emprisonnement.
- Il faut signer le procès-verbal tel quel, ou bien carrément refuser de le signer
A la fin de la visite, un procès-verbal est rédigé sur-le-champ par les agents équipés de PC
Mieux vaut ne pas signer que de signer en émettant des réserves, ce qui permettra de former une contestation écrite motivée par la suite
- Il faut rester zen, et ne pas oublier que le silence est d’or
Vos propos ou ceux tenus par les salariés présents peuvent être retenus contre vous, donc ne vous étendez pas en explications à rallonge.
Il faut accueillir les inspecteurs et leur fournir les moyens matériels à l’accomplissement de leur contrôle. Ils ne peuvent cependant pas solliciter l’accès aux agendas privés, ni aux documents confidentiels de l’entreprise
Il faut savoir qu’ils ne peuvent utiliser sans votre accord le matériel de l’entreprise : téléphone, fax, photocopieuse… Ils n’ont pas le droit non plus de forcer les placards pour accéder à des documents, ni de sortir les dossiers de l’entreprise sans votre autorisation expresse.
Il faut donc rester zen et précis dans les explications et dans la production des pièces sociales et comptables, et de tous les justificatifs qui vous sont demandés.
Lorsqu’une infraction grave est relevée, elle est constatée et donne lieu à un procès-verbal, qui est transmis au parquet pour les suites à donner en matière pénale.
- Il faut assurer un suivi méthodique du contrôle
A la suite du procès-verbal et de la proposition de redressement il est recommandé de consulter un conseil afin d’apporter une réponse détaillée justifiant le cas échéant la contestation argumentée du redressement proposé
Si le redressement est néanmoins effectué, il faut saisir sans attendre le tribunal aux affaires sociales en apportant toutes les pièces à l’appui de la contestation.
Lien officiel : https://www.urssaf.fr/portail/home/controle-urssaf-employeur.html
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